Het project WijBestellen is succesvol afgerond
Twee jaar geleden startte het Financieel Diensten Centrum (FDC) een initiatief voor een nieuwe inkoopoplossing voor vier van de vijf ministeries die bij het FDC zijn aangesloten. Onder de projectnaam ‘WijBestellen’ zijn medewerkers van het FDC samen met consultants van iQibt, INNOV8ION en Compera Consulting in 2021 gestart met de implementatie van een nieuw bestelsysteem dat gebruik maakt van SAP S/4HANA-software en is geïntegreerd met de financiële administratie van het FDC. “Nadat afgelopen jaar fase 1 werd afgerond, is ook fase 2 inmiddels een groot succes!”
Het FDC verzorgt de financiële administratie voor vijf ministeries. Het biedt diensten aan de ministeries van Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) waar het ook onderdeel van is. Tot de dienstverlening behoort onder meer het verwerken van facturen en het aanbieden van financiële rapportages.
De eerste en tweede fase
Tijdens de eerste fase van de implementatie werd er een nieuw inkoop bestelsysteem opgezet in het SAP 3F systeem, omdat in april 2023 de bestaande besteloplossing in Digiinkoop moest zijn vervangen. De departementen SZW, BZK, Financiën en VWS hebben er in 2021 voor gekozen om hiervoor de bestelfunctionaliteit van SAP te gaan gebruiken.
De belangrijkste reden voor het starten van fase 2, was de aansluiting met het nieuwe leveranciersportaal. “Daarvoor moesten er een aantal belangrijke changes geïmplementeerd worden.”, vertelt Gerry Dekker van Compera Consulting lead consultant en tevens projectleider van de tweede tranche.
WijBestellen is afgerond
Op 8 juni 2023 is de 2e fase van WijBestellen succesvol afgerond. Dekker: “Door de integratie met het nieuwe leveranciersportaal kunnen de aangesloten leveranciers bestellingen rechtstreeks ontvangen vanuit SAP en een e-factuur aanbieden. De totale doorlooptijd van bestellen tot betalen wordt hierdoor verkort.”
Zowel de gebruikersorganisatie als de stuurgroep zijn meer dan tevreden met het eindresultaat en de manier waarop WijBestellen is geïmplementeerd. Gorrit Zeevenhooven, product owner van WijBestellen: “Zowel het WijBestellen ontwikkelteam als ook de projectleiders van de departementen, zijn gedurende het project op pragmatische en flexibele wijze omgegaan met uitdagingen kijkend naar de complexiteit van de functionaliteit en ook de naderende deadlines.”
De teamleden van iQibt, INNOV8ION, Compera en de stakeholders wisten elkaar snel te vinden bij het signaleren van problemen en uitwerken van oplossingen. “Hierdoor hebben we er uiteindelijk een succes van kunnen maken”, vult Rick Opmeer van iQibt aan.
Toekomst
Uit fase 2 zijn nog wel nieuwe wensen voortgekomen. Dekker: “Het project WijBestellen is nu volledig geïmplementeerd en overgedragen aan het beheerteam van het FDC. Zij zullen nieuwe changes conform de Scrum methodiek gaan implementeren, waarbij ook iQibt en INNOV8ION een rol zullen spelen.” Daarnaast zijn er inmiddels ook andere ministeries die interesse hebben getoond. “Dit komt door de manier waarop wij WijBestellen hebben ingericht en hoe dit wordt gebruikt. De oplossing is daarbij ook toepasbaar voor andere klanten”, vertelt Opmeer.
Heb je vragen naar aanleiding van dit verhaal? Mail dan naar info@iqibt.nl