Centraal in- en excasso systeem voor verzekeraar

Een verzekeraar in het midden van het land startte met het programma Next Generation Financial Services (NGFS). Tot dat moment bestonden er twee betaalcentra, ieder met hun eigen systeem. NGFS heeft als doel het aanpassen van de betalingssystemen om te voldoen aan de eisen van SEPA (Single Euro Payments Area). Om te voorkomen dat meerdere systemen SEPA-compliant gemaakt moesten worden, heeft deze verzekeraar besloten de betaalcentra samen te voegen en één generiek betalingssysteem te implementeren: SAP Collection and Disbursement (SAP FS-CD). Met dit besluit werd ook de financiële afhandeling van de polissen gecentraliseerd en werden alle labels (merken) aangesloten op SAP FS-CD. Dit was de start van een centraal in- en excasso systeem.

Uitdaging

Er stond een strakke deadline op het project. Bij één van de labels werden de platformen waarop de oude programmatuur draaide, binnen korte termijn, niet meer ondersteund. De technische support zou hiedoor wegvallen.

Verder zijn er twee zaken die extra aandacht behoeven:

• Business change: de implementatie van SAP CD brengt ook een nieuwe werkwijze met zich mee. De medewerkers van de labels en in het betaalcentrum moeten hiermee leren werken.
• Interfaces: SAP CD is één bouwsteen binnen de oplossingsarchitectuur van de verzekeraar en kent als gevolg daarvan veel koppelingen.

Doelstelling

Met de overgang naar een centraal in- en excasso systeem wilde de verzekeraar tijd en kosten besparen. Om dit centrale systeem te verkrijgen moesten de oude in- en excasso systemen (legacy) van de verzekeraar geconverteerd worden naar SAP FS-CD.

Oplossing

Het project is verdeeld in drie plateaus. Per plateau worden functionaliteiten opgeleverd en labels aangesloten. Ieder plateau is gestart met een blauwdrukfase waarin business en IT samen de oplossing hebben beschreven. In de bouwfase is vervolgens de functionele inrichting gedaan.

Bij de aansluiting van nieuwe labels tijdens dit project is veel gebruikgemaakt van de kennis en ervaring die is opgedaan bij de eerdere aansluitingen van andere labels.

Om de deadlines te halen, is in de eindfase van het project besloten tot een ‘scrum-achtige’ aanpak en business en IT-medewerkers in een ruimte samen te laten werken aan de invoering van SAP FS-CD. Op deze manier waren de communicatielijnen kort en konden alle knelpunten vroegtijdig gesignaleerd en benoemd worden. De knelpunten werden door de medewerkers op post-its geschreven en vervolgens gecategoriseerd. Elke ochtend werd er gestart met een stand-up meeting om de status van de werkzaamheden en de openstaande (knel)punten kort te bespreken. Deze (knel)punten konden dan snel worden opgepakt en opgelost en alle betrokken partijen van het project waren hierdoor direct op de hoogte. Zo werd inzichtelijk welke werkzaamheden er nog waren, bij wie deze belegd waren en welke status ze hadden.

Resultaat

Door de vakkundige kennis, de korte lijnen en goede samenwerking tussen interne medewerkers en medewerkers van iQibt is het project binnen de gestelde deadline gerealiseerd. Twee weken na de in productie name was de hoeveelheid incidenten zo laag dat de nazorgperiode nihil was. Zowel de business als IT waren erg te spreken over de manier waarop het project live is gebracht, de communicatie en de samenwerking voor en na de in productie name.

Dat iQibt zeer goed werk bij de verzekeraar heeft verricht, blijkt uit het feit dat iQibt als partner betrokken is bij de doorontwikkeling van SAP, de opzet van een nieuwe beheerorganisatie en het uitvoeren van diverse werkzaamheden daarbinnen.