De zeven stappen van een geautomatiseerd subsidieproces en een papierloze toekomst.

Pieter Schepers Principal Consultant SAP Customer Experience

Het subsidieproces, dus het aanvragen, verwerken en het ontvangen van subsidies wordt vaak ervaren als een omslachtig proces. Veel correspondentie tussen een subsidieaanvrager en een subsidieverstrekker met veel papieren rompslomp. Daarna ook nog de vraag: “Heb ik wel recht op die subsidie? Hoeveel subsidie heb ik recht op? Wanneer krijg ik wat uitbetaald? Hoe en waar moet ik mijzelf verantwoorden?”, etc.

SAP ontwikkelde speciaal voor dit proces Grantor Management. Binnen Grantor Management volgt SAP automatisch het Uniform Subsidie Kader (USK). Het USK wordt binnen de Rijksoverheid gehanteerd, zodat het subsidieproces Rijksbreed uniform wordt uitgevoerd. Voor elke subsidie worden dus dezelfde stappen doorlopen; van aanvraag tot en met vaststellen en verantwoorden. Dit artikel ontdekt u hoe u het subsidieproces van aanvraag tot aan het vaststellen automatiseert, integreert en digitaliseert.

iQibt-Subsidieproces-SAP-Grantor-Management

Stap 1. De aanvraag

Wanneer ik online een aanvraag voor subsidie wil indienen, kan ik gebruikmaken van een digitaal loket. Je hebt twee soorten aanvragers; De burger of een organisatie. Gemakshalve noemen wij dit digitale loket voor nu het burgerloket. Als burger kan ik inloggen met mijn DigiD (als organisatie zou ik E-herkenning gebruiken). Het burgerloket kan ik op elk device benaderen. Ik kan dus de aanvraag indienen op mijn tablet, smartphone of mijn good old desktop.

Wanneer ik ben ingelogd in het burgerloket kan ik het subsidieproces opstarten door mijn aanvraag in te dienen. In dit proces neemt het systeem mij aan de hand en begeleidt mij automatisch door alle stappen van het gehele proces. De eerste stap is het selecteren van de juiste subsidieregeling. “Waarvoor wil ik subsidie aanvragen?” Afhankelijk van het type regeling zullen de vervolgstappen mogelijk verschillen. Ook heb ik hier al de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen indien dit noodzakelijk is. Nadat ik de aanvraag keurig heb ingediend, is deze nieuwe aanvraag direct zichtbaar in mijn “burger-omgeving” in het loket. Vanuit deze omgeving kan ik de verdere voortgang en status volgen van de verdere afwikkeling.

Stap 2. Toetsen en beoordelen

Nadat de subsidieaanvraag succesvol is ingediend via het burgerloket verschijnt deze automatisch in de werkvoorraad van de subsidiebehandelaar. Als medewerker van de subsidieverstrekker hoef ik de aanvraag niet opnieuw in te voeren in het systeem, maar pak deze direct op uit mijn werkvoorraad en kan deze dus meteen in behandeling nemen. Dit voorkomt dubbele invoer met eventuele kans op fouten. Daarnaast spaart het weer tijd. Nadat ik de aanvraag in behandeling heb genomen, begeleidt SAP mij automatisch door het proces. Zo moet ik de aanvraag eerst toetsen en beoordelen. Dit houdt in dat ik eerst controleer of de aanvraag compleet en volledig is ingediend en of alle benodigde documenten (bijlagen) aanwezig zijn. Wanneer blijkt dat niet alle benodigde stukken aanwezig zijn, kan ik als ‘subsidiebehandelaar’ vanuit de aanvraag direct een bericht sturen richting de aanvrager met het verzoek om de ontbrekende stukken alsnog aan te leveren.

iQibt-Subsidieproces-Sap-Grantor-Management-Toetsen-beoordelen

Dit bericht kan bijvoorbeeld via de mail worden verstuurd maar kan ook als openstaande taak verschijnen in de ‘mijn omgeving’ van het burgerloket van de aanvrager.

Zodoende kan de aanvrager alsnog de benodigde stukken digitaal toevoegen vanuit het burgerloket. De stukken worden na het uploaden automatisch bij de betreffende subsidieaanvraag toegevoegd, waardoor ik deze als subsidiebehandelaar direct kan inzien.

Stap 3 & 4. Toekennen en verplichten

Wanneer alle stukken aanwezig zijn, kan ik als subsidiebehandelaar de aanvraag inhoudelijk beoordelen en bepalen of de aanvrager recht heeft op subsidie en zo ja, voor welk bedrag.

Na het bepalen van het toe te kennen bedrag, zal het systeem automatisch een budgetcontrole uitvoeren om te bepalen of er nog voldoende budget is voor het toe te kennen bedrag. Wanneer er nog voldoende ruimte in het budget aanwezig is, zal het systeem vervolgens, wederom automatisch, een financiële verplichting aanmaken, dit noemen we ook wel een reservering op het beschikbare budget.
Ook hier geldt weer, dat een dubbele invoer van gegevens in de budgetadministratie wordt voorkomen, omdat dit proces automatisch wordt gestuurd vanuit de aanvraag.

Vanaf de aanvraag tot het beschikken (toekennen) houdt het systeem bij hoe lang de aanvraag in verschillende statussen heeft gestaan. Deze informatie is relevant en noodzakelijk voor de interne termijnbewaking. Als subsidieverstrekker dien ik mij namelijk te houden aan de wettelijke behandeltermijn van een subsidieaanvraag en moet ik hierover rapporteren.

iQibt-Subsidies-Track-Trace-GrantorManagement

Track & Trace voor subsidies

Tot slot bied ik de aanvraag aan bij de manager of afdelingshoofd voor akkoord. De manager ontvangt dit verzoek ofwel via een workflowtaak in het subsidiesysteem of via de mobiele app op zijn of haar tablet of smartphone. Ook hier geldt weer dat dit proces volledig geautomatiseerd kan worden uitgevoerd zodat ik als behandelaar niet handmatig een bericht moet opstellen richting mijn manager. Daarnaast voorkomt dit 4-ogen principe de mogelijke kans op fraude.

Iedere statusovergang in de aanvraag is zichtbaar in de ‘mijn omgeving’ van het burgerloket van de aanvrager zodat deze altijd up-to-date inzicht heeft in de voortgang. Zie het als een soort Track & Trace, maar dan voor subsidies.

Wanneer mijn manager de aanvraag heeft goedgekeurd, geeft het systeem mij hiervan een bericht en kan ik overgaan tot het opstellen van de toekenning (lees: beschikking). De toekenning maak ik aan door middel van één druk op de knop. In de toekenning leg ik vervolgens het betaalritme vast. Anders gezegd: Op welke termijnen wordt welk bedrag uitbetaald? Ook leg ik hier vast welke tussentijdse en/of eindrapportages de aanvrager dient aan te leveren gedurende de looptijd.

Vanuit de toekenning zal ook hier het systeem een automatische budgetcontrole uitvoeren. Zo wordt er voorkomen dat het bedrag in de toekenning afwijkt van het bedrag in de aanvraag of dat gedurende de looptijd er correcties worden doorgevoerd op het toegekende bedrag. Als er bijvoorbeeld uit de voortgangsrapportages blijkt dat de initiële verlening te hoog of te laag was, dan wil ik wel dat het systeem mij informeert als er onvoldoende budget zou zijn. Vanuit de toekenning wordt vervolgens ook weer een verplichting aangemaakt door het systeem.

Tot slot kan ik er hier ook weer voor kiezen om de toekenning ter goedkeuring bij mijn manager aan te bieden.

Stap 5. Factureren en betalen

Wanneer de toekenning is goedgekeurd en de financiële verplichting is gecreëerd, kunnen we overgaan tot het betalen. Hier kan worden gekozen om dit te beleggen bij een financieel medewerker. Binnen SAP Grantor Management maakt gebruik van verschillende rollen en autorisaties. Zo kan ik als behandelaar geen betalingen vrijgeven, dit mag alleen de financieel medewerker. Andersom, kan de financieel medewerker alleen de betaling vrijgeven maar geen verdere wijzigingen doorvoeren in bijvoorbeeld de te betalen bedragen. Ook dit verkleint de kans op mogelijke fraude.

iqibt-Trackandtrace-subsidies

Zoals elk ander financieel bedrijfsproces

Op het moment dat een betaling uitgevoerd moet worden, ontvang ik als financieel medewerker automatisch een melding vanuit het systeem met het verzoek om de (volgende) betaling vrij te geven. Ik geef de betaling vrij vanuit de toekenning. Hierop wordt automatisch een facturatiedocument aangemaakt in de financiële administratie. Dit facturatiedocument wordt vervolgens meegenomen in het dagelijkse facturatie- en betalingsproces zoals dit ook voor andere bedrijfsprocessen wordt gedaan. Kortom, hier sluit het subsidieproces naadloos aan op de overige financiële processen binnen een subsidieverstrekker.

Vanuit de facturatierun wordt een open post gegenereerd. Deze open post wordt real-time gesynchroniseerd met de toekenning en hetzelfde geldt ook voor de betalingsrun. Daarbij wordt het geld uitbetaald richting de aanvrager en wordt de open post vereffend. Ook deze vereffening wordt weer real-time gesynchroniseerd met de toekenning.

Op deze manier biedt de toekenning mij altijd een actueel inzicht in de voortgang van zowel facturatie als betalen.

Stap. 6. Monitoring & voortgang

Afhankelijk van de vastgelegde afspraken zal de aanvrager (tussentijdse) voortgangsrapportages moeten indienen. Wanneer deze niet zijn ontvangen op de afgesproken datum, zal het systeem er mij als behandelaar automatisch van verwittigen door middel van een notificatie zodat ik de aanvrager kan rappelleren. Ik kan er echter ook voor kiezen dat het systeem de aanvrager automatisch rappelleert. Dit kan weer door bijvoorbeeld een e-mail te versturen of een openstaande taak te creëren in de ‘mijn omgeving’ van het burgerloket van de aanvrager. Met name dit geautomatiseerde proces voorkomt dat ik als behandelaar zelf brieven en/of e-mails moet opstellen richting de aanvrager. Dit is veel efficiënter.

Stap 7. Vaststellen

Tot slot moet ik aan het einde van de looptijd het gehele dossier vaststellen. Dit houdt in dat ik als subsidiebehandelaar controleer of de aanvrager aan alle afspraken heeft voldaan. Als de aanvrager overal aan heeft voldaan, zal ik de toekenning afsluiten. Hierbij wordt ook automatisch de bijbehorende verplichting afgesloten zodat er niet meer kan worden betaald. Wanneer blijkt dat de aanvrager niet heeft voldaan aan de afspraken, kan ik besluiten om het verleende bedrag te verlagen en voor het verschil een vordering in te stellen. Als de vordering is ontvangen kan ik vervolgens alsnog de toekenning en bijbehorende verplichting afsluiten.

Geautomatiseerd subsidie proces

Bovenstaand proces geeft een goed inzicht in hoe je het subsidieproces van aanvraag tot aan het vaststellen automatiseert en digitaliseert. Waarbij:

  • Dubbele invoer verleden tijd is;
  • Het subsidieproces efficiënt wordt doorlopen;
  • Iedereen in het proces een eigen rol (en gebruikersrechten) heeft, waardoor kans op Fraude wordt verkleind;
  • Het systeem zowel de interne medewerker als ook de aanvrager automatisch informeert over (status)wijzigingen;
  • Automatisch budgetcontrole en termijnbewaking worden uitgevoerd;
  • Tijdens het proces, alles real-time inzichtelijk is (Track & Trace)
  •  En last but not least, geen papieren rompslomp meer!

Daadwerkelijk zien hoe dit proces werkt in het systeem? En wilt u een kijkje achter de schermen? Stuur dan een mail en dan nemen wij u stap voor stap mee in het proces. Vanuit de aanvrager, de subsidiemedewerker tot aan het uitbetalen.