Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP FM)? Deel 2

Eric Nieland Senior SAP Consultant

In het eerste deel van de blogserie “Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP FM)?” beschreven we hoe u tegelijkertijd een GVKA- en BLS-administratie in een kunt voeren en hoe u SAP FM kunt gebruiken voor aanvullende financiële rubriceringselementen. Aan de hand van toepassingsmogelijkheden van deze module keken wij waar SAP FM functioneel gezien ingezet kan worden. Deze keer gaan we het hebben over Budgetten en Budgetcontrole.

1. Budgettering

In SAP FM is het mogelijk om een volledige budgetadministratie te voeren. Dit is een heel ander concept en uitgebreider dan het bijhouden van een kostenplanning en/of kostenbudget. Binnen SAP worden de meeste plannings- en budgetbedragen ingevoerd als een totaalbedrag. Vindt er een wijziging plaats, dan wordt dit oude totaalbedrag overschreven door een nieuw totaalbedrag.

In SAP FM wordt gewerkt met budgetboekingen conform een financiële boeking. In plaats van een totaal budgetbedrag in te voeren, worden delta-boekingen gemaakt zodat inzichtelijk wordt wanneer welke budgetaanpassing is gedaan. Voordat een budget beschikbaar wordt gemaakt om uit te putten (zie de budgetcontrole hierna), is het mogelijk om er goedkeuringsslagen aan toe te voegen, al dan niet ondersteund via een workflow.

Een ander kenmerk van budgetten binnen SAP FM zit in de jaarovergang. Bij een jaareinde kan worden bepaald wat er met het restbudget gebeurt. Gaat dat mee naar het volgend jaar of blijft het achter?

SAP FM is voor bedrijven bruikbaar als uitgebreide en flexibele budgetteringsmodule, bijvoorbeeld wanneer het budgetteren in andere oplossingen tekortschiet. Hierbij kunnen de budgetten rechtstreeks ingevoerd worden in SAP FM, maar kunnen ook gevoed worden vanuit SAP BPC of afgeleid worden van andere modules zoals SAP Project System (PS).

2. Budgetcontrole

Met SAP FM bent u in staat om uw eigen vrij definieerbare budgetcontroles te maken. U kunt meerdere (‘zoveel u wilt’) beschikbaarheidscontroles maken.

De budgetcontrole vergelijkt het ingevoerde budget met de realisatie (de boeking). Het verschil ertussen is de beschikbare ruimte. Om het visueel te maken, kan de budgetcontrole beschouwd worden als de top van een piramide waarbij u van globaal (de top) naar detail (de bodem) gaat. In de piramide ligt de realisatie onderop. Die wordt altijd met de meeste details gedaan. Over de realisatiecijfers wordt het meest gedetailleerd gerapporteerd. Het budget vormt in de piramide het middelste niveau. De invoer van het budget kan (soms) minder gedetailleerd worden gedaan dan de realisatie. Denk hierbij aan een ‘afdelingsbudget voor personele uitgaven’. De controle is dan de top van de piramide. Deze controle kan nog minder gedetailleerd worden gedaan, bijvoorbeeld alleen ‘personele uitgaven’ voor het totale bedrijf of voor twee afdelingen samen.

iQibt SAP-FM

Uiteraard kan de controle ook een een-op-een-relatie tussen realisatie en budget zijn. De controles kunnen ook vrij ingesteld worden op ‘foutmelding’ of ‘waarschuwing’ of dat iemand een e-mail krijgt als 80% van het budget is overschreden. Uitzonderingen zijn ook aan te geven. Een boeking vanuit de interface kan anders gecontroleerd worden dan een handmatige invoer.

Nog een eigenschap van de budgetcontrole is de horizon. De controle hoeft zich niet te beperken tot een jaar, maar dat kan wel. U kunt twee controles inrichten: een controle voor een jaarbudget voor een afdeling en een controle voor een project dat meerjarig is.

SAP FM kan zo binnen bedrijven gebruikt worden om de interne controle op budgetten aan te scherpen en automatisch en real-time te bewaken.

Afsluiting en vervolg

In dit tweede blogartikel is een vervolg gegeven op het antwoord op de vraag: “Wanneer zou ik SAP FM inzetten binnen mijn eigen organisatie?” We hopen dat de eerste twee blogartikelen inspiratie geven om nader naar SAP FM te kijken. Is dat nog niet het geval? Ook in het derde en laatste deel zullen we aspecten van de SAP FM-module tegen het licht houden en kijken waar deze ingezet kunnen worden.