Voordelen SAP Grantee Management voor het subsidieproces

Eric Nieland Senior SAP Consultant

Ontwikkeld voor een specifiek doel

Er zijn tegenwoordig veel organisaties die subsidies ontvangen, vastleggen en hierover moeten rapporteren. In veel gevallen gebeurt dit extracomptabel (bijv. met Excel) of er wordt gebruikgemaakt van derde applicaties. Vaak staan deze oplossingen op zichzelf en zijn niet geïntegreerd met andere processen in SAP, zoals de financiële administratie. Het gevolg is dubbele invoer en een verhoogd risico op fouten in het proces en de administratie met, in het ergste geval, mogelijk het kwijtraken of moeten terugbetalen van een subsidie. Om dit te voorkomen, is er binnen SAP zelf een, veelal, goed bewaard geheim dat uitkomst biedt: SAP Grantee Management (SAP GTE).

SAP Grantee Management

SAP Grantee Management is onderdeel van SAP ECC en specifiek ontwikkeld om het proces van subsidie(administratie) te ondersteunen:

  1. Registratie en beheer van inkomende subsidies gedurende de gehele levenscyclus
  2. Plannen, budgetteren en budgetbewaking
  3. Transparante vastlegging van subsidiebestedingen en beperking afbreukrisico’s
  4. Ondersteunen van het verantwoordingsproces
  5. Vereenvoudigen subsidierapportage

Figuur 1: stappen in een subsidieproces

Voordeel SAP Grantee Management

Naast een uitgebreid palet aan functies, is het grote voordeel van SAP Grantee Management de integratie met andere SAP-modules. Zo wordt SAP SD gebruikt voor de facturatie van te ontvangen gelden en wordt voor de uitvoering van gesubsidieerde projecten SAP PS gebruikt. Voor de administratie van inkomsten en uitgaven van subsidies/gelden bij organisaties binnen de publieke sector is er een naadloze verbinding met SAP Funds Management.  Deze integratie zorgt ervoor dat subsidies niet langer een op zichzelf staande activiteit zijn, maar integraal onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering. Het onderstaande figuur geeft een globaal beeld van de positie van SAP GTE t.o.v. andere SAP-modules.

Figuur 2: positionering SAP Grantee Management binnen SAP ECC

Hoewel subsidieprocessen een generiek verloop kennen, gelden voor iedere organisatie en subsidie weer andere in- en externe regels. SAP Grantee Management is flexibel opgezet en kan klant- en subsidiespecifiek worden ingericht.​

Vooraf nadenken over opzet en inrichting van SAP GTE

Om het maximale uit het gebruik te halen, moet vooraf goed worden nagedacht over de opzet en inrichting van SAP GTE. Daartoe moeten op een aantal gebieden (zie Figuur 3) de juiste vragen worden gesteld, bijvoorbeeld “Hoe verloopt het proces van aanvraag en beheer van de subsidies? Hoe rapporteert u terug naar de subsidiegever? Welke afspraken zijn er m.b.t het toerekenen van overheadkosten? Hoe vindt facturatie (declaratie) plaats?”

Figuur 3: functionele gebieden die onderwerp zijn van inrichting

Het stellen van de juiste vragen (en het krijgen van bijbehorende antwoorden) zorgt ervoor dat SAP subsidieprocessen met voorheen handmatige en (vaak) arbeidsintensieve stappen voortaan volautomatisch en foutloos afhandelt.

Met SAP Grantee Management wordt het plezier van ‘het hebben van subsidie’ dus niet langer verstoord door de administratieve rompslomp die daarmee samengaat. Kortom: met SAP GTE staat de subsidie centraal!