Financiële administratie NCG succesvol aangesloten op SAP-systeem (3F) van BZK.

Wendy Greve Marketing Communicatie Manager

Per 1 januari 2020 valt Nationaal Coördinator Groningen (NCG)niet meer onder het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) maar onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). iQibt is gevraagd de conversie van de financiële administratie inzake NCG van EZK naar BZK te begeleiden. Covid-19 bracht enkele uitdagingen met zich mee, maar in juli 2020 is de conversie succesvol uitgevoerd, waardoor NCG nu succesvol rapporteert en samenwerkt met BZK.

Verschuiving

In de provincie Groningen vinden geregeld aardbevingen plaats ten gevolge van de gaswinning. De gaswinning in Groningen veroorzaakt bodemdaling en daardoor ontstaan de aardbevingen. Daarom is besloten de gaswinning geheel af te bouwen. Sommige gebouwen in de regio zijn niet veilig genoeg. “Veilig genoeg” betekent dat je bij een zware aardbeving een gebouw veilig kunt verlaten. Is dat niet zo, dan moet het gebouw worden versterkt. Versterken gaat dus niet over schade. Een gebouw kan weinig schade hebben, maar toch versterkt moeten worden. Nationaal Coördinator Groningen (NCG) is de uitvoeringsorganisatie die de versterkingsactiviteiten met betrekking tot de aardbeving-schade in Groningen coördineert en laat uitvoeren. Samen met de bewoners en diverse gemeenten bekijken zij hoe de versterking het beste kan worden aangepakt* Tot eind 2019 viel het NCG nog onder EZK. Half oktober 2019, besloot de Tweede Kamer dat de verantwoordelijkheid voor de ‘versterkingsopgave’ bij BZK zou komen te liggen.

Financiële administratie NCG

Praktisch betekent deze ‘verschuiving’ dat de financiële administratie inclusief inkoopadministratie van NCG rondom de versterkingsopgave geconverteerd moet worden naar het SAP (3F-) systeem van BZK.

Naast het uitvoeren van de dataconversie zijn ook de processen van BZK bij NCG geïmplementeerd. Hiervoor is een procesmapping (met fit/gap analyse) uitgevoerd waaruit de benodigde implementatieactiviteiten zijn gedefinieerd.

Johan Koster (Projectleider vanuit iQibt) startte met het in kaart brengen van de omgeving door middel van diverse gesprekken met de betrokkenen: NCG (de uitvoeringsorganisatie), EZK (de latende financiële administratie), BZK (de ontvangende organisatie) en FDC (Financieel Diensten Centrum, SAP 3F). Op basis van die verkenning is een conversieplan opgesteld.

Lock-down

Johan Koster: “Ik was verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van de conversie.  Een succesvolle conversie omvat een fit/gap analyse, een conversieplan, een ontwerp, proefconversies en de productieconversie. Randvoorwaarde was dat de uitvoering van de kernactiviteiten van NCG niet verstoord mocht worden, zoals de tijdige betaling van crediteuren facturen. Om dat te kunnen doen, is het van fundamenteel belang dat er een goede vertaling wordt gemaakt van de processen van IST naar SOLL. Ik startte met procesmapping en fit/gap analyse middels enkele workshops. Op het moment dat we de workshops daadwerkelijk wilden starten, werd de Corona lock-down landelijk aangekondigd. En dat bracht enkele uitdagingen met zich mee. Met behulp van videovergaderen en een toegewijd projectteam is het gelukt om het gehele project op afstand uit te voeren.

In juni is de definitieve proefconversie succesvol uitgevoerd waarna de conversie per 1 juli 2020 in de productieomgeving is gestart. Inmiddels voert NCG haar inkoop en financiële administratie succesvol uit binnen de BZK-omgeving. Hiermee is een eerste, belangrijke, stap gezet naar de volledige transitie van NCG naar BZK.

*(bron: Nationaal Coördinator Groningen (NCG).