Grote verzekeraar integreert 12 miljoen transacties, 1,6 miljoen contracten en 1 miljoen klanten in één systeem

Grootste SAP FS-CD conversie van Europa bij grote verzekeraar

Een grote verzekeraar uit het oosten van ons land samen met medewerkers van iQibt gestart met de merkenconversie van zorgverzekeraar A naar zorgverzekeraar Z. Na de go-live, is de conversie van 12 miljoen transacties, 1,6 miljoen contracten en 1 miljoen klanten een feit, en daarmee is het de grootste SAP conversie van Europa.

Uitdaging

Hoe zet je 1 miljoen klanten, 1,6 miljoen contracten en 12 miljoen transacties over van de ene naar de andere zorgverzekeraar? Dit was een pittige opgave voor de verzekeraar, die alle gegevens van zorgverzekeraar A naar zorgverzekeraar Z moest overzetten. In april 2014 is het team van de verzekeraar samen met iQibt-consultants gestart met deze conversie die uiteindelijk de grootste SAP FS-CD conversie van Europa zou gaan worden.

Doelstelling

De doelstelling was om alle contracten en relaties van zorgverzekeraar A netjes via de officiële weg in te lezen in het SAP CD (Collections and Disbursements) systeem van zorgverzekeraar Z. SAP CD is een submodule van de SAP for Insurance Industry Solution, ook wel bekend onder de afkorting FS-CD. Met deze module kunnen binnenkomende (verzekerings)premiebetalingen (collections) en uitgaande betalingen (disbursements) afgehandeld worden. Deze gegevens stonden al in het SAP FS-CD systeem van zorgverzekeraar A, maar moesten nu overgezet worden naar het SAP FS-CD systeem van zorgverzekeraar Z. Een ogenschijnlijk gemakkelijke taak, maar niets bleek minder waar.

Conversie

Een conversie van een systeem (SAP CD zorgverzekeraar A) naar eenzelfde systeem (SAP CD zorgverzekeraar Z) overzetten was namelijk iets dat nog niet eerder was gedaan. De meeste conversies die worden gedaan, zijn namelijk die van een legacy (verouderd) systeem naar een nieuw systeem. Conversiespecialist Ineke Schorning van iQibt heeft daarom niet alleen de extractie van alle gegevens verzorgd, maar heeft ook de programmatuur hiervoor geschreven.

Tijdens de conversie kreeg het team bovendien te maken met 100.000 contracten van zorgverzekeraar A die ook in het systeem van zorgverzekeraar Z geregistreerd stonden, waardoor deze niet automatisch konden worden overgezet. De contracten van zorgverzekeraar A moesten worden samengevoegd met de bestaande contracten van zorgverzekeraar Z. Een zware klus met relatief veel handmatig controlewerk. Daarnaast moest de gehele transactiehistorie van de klanten van zorgverzekeraar A geconverteerd worden naar zorgverzekeraar Z, zodat er geen betalingsgegevens verloren zouden gaan. Deze contracten moesten eerst opengezet worden voordat ze ingelezen konden worden in het extractiebestand. Hiervoor moest er natuurlijk goed gelet worden op alle business rules.

Resultaat

De deadline was strak aangezien de juridische entiteit van zorgverzekeraar A  ophield te bestaan. Door het harde werk dat is verzet, werd de deadline netjes gehaald. Alle 1 miljoen klanten, 1,6 miljoen contracten én meer dan 12 miljoen transacties waren geconverteerd. In het laatste kwartaal zijn alle puntjes op de i gezet en was de conversie een feit. De klanten die overgingen van zorgverzekeraar A naar zorgverzekeraar Z hebben weinig hinder ondervonden van deze conversie omdat ze goed waren voorgelicht en al hun gegevens netjes zijn overgezet.

Het samenvoegen van zorgverzekeraar A in zorgverzekeraar Z staat of valt bij een foutloze merkenconversie. Na een jarenlange samenwerking tussen beide merken, door bijvoorbeeld gezamenlijk contracten aan te gaan met zorgaanbieders zoals ziekenhuizen, huisartsen en fysiotherapeuten, wordt een grotere daadkracht en efficiency mogelijk gemaakt. Met één merk zorgverzekeraar Z kunnen de marketing- en verkoopkosten verlaagd worden en zelfs de dienstverlening worden verbeterd. Een mooi en concreet resultaat dankzij een succesvolle SAP conversie!