SAP S/4HANA: Wat is de toegevoegde waarde en waarom overstappen?
S/4HANA zal niemand in de ‘SAP wereld’ zijn ontgaan. Ook is het inmiddels algemeen bekend, dat de ondersteuning voor de oudere ECC versies eindigt op 31.12.2027. Veel organisaties die SAP gebruiken, vragen zich af waarom er moet worden overgestapt. “Wat is de business case?” Aan de ene ‘technische’ kant is, het eindigen van de ondersteuning, genoeg motivatie om over te stappen, aan de andere kant is er de functionele vraag: “Wat is de toegevoegde waarde”.
Technische motivatie
Even kort over de technische kant en de SAP-strategie in de periode tussen het heden en 31.12.2027. Eind 2027 houdt volgens de huidige planning de ondersteuning van ECC op. De continuïteit van het SAP-systeem is een technische (maar ook functionele) motivatie om de upgrade uit te voeren. SAP beschouwt de 2023 versie als de versie waar alle grote aanpassingen die S/4HANA met zich meebrengt zijn afgerond. De ondersteuning vanaf deze versie is 7 jaar. De technische belemmeringen zijn daarmee zoveel mogelijk weggehaald.
Vraag en antwoord
Kun je met alle GUI-transacties blijven werken? Antwoord is NEE; Er zijn GUI-transacties die alleen terugkomen als Fiori tegel. Andersom geldt het ook, er zijn transacties die niet als Fiori tegel bestaan. Voor een gebruiker is dat niet echt een issue, ook een transactie kan vanuit Fiori opgestart worden.
Kan iedere organisatie overstappen? Over het algemeen is het antwoord JA, maar hoe makkelijk dit gaat kan per onderneming anders zijn. Een verschil zit in de vraag welke modules er worden gebruiken en of er met industrie specifieke oplossing wordt geweerkt. Zo komen niet alle modules terug.
Voorbeeld; van de 2 modules ‘Foreign trade’ en ‘Global trade’ blijft ‘ Global trade’ bestaan en wordt ‘Foreign trade’ opgevolgd door ‘International trade’. Organisaties die ‘Foreign trade’ gebruiken moeten kijken of ‘international trade’ voldoet of dat ze Global trade moeten gaan gebruiken.
Waarom overstappen op SAP S/4HANA? Enkele overwegingen
Terug naar de vraag, waarom je als organisatie vanuit een functioneel standpunt overstapt? Het is soms lastig om direct de voordelen in te schatten. Het behouden van ondersteuning door SAP zonder extra bij te betalen is een financieel voordeel wat voor veel klanten al voldoende motivatie is. Hierbij zijn enkele andere overwegingen:
1. Processen reviewen
De overstap naar S/4HANA is een ‘goede’ gelegenheid om de processen tegen het licht te houden en om te zien of deze processen nog aansluiten op de behoeften. Zeker als SAP al enige tijd binnen de organisatie is ingezet en in de loop der jaren steeds is ‘verbouwd’ om veranderde inzichten en daarmee samenhangende veranderde processen en rapportagebehoefte te ondersteunen.
Denk hierbij ook aan maatwerkreductie, terug naar standaard SAP. Dit vermindert de beheerlast en kan een stap zijn mocht er overwogen worden om SAP in de Cloud te gaan toepassen. Maatwerkreductie is een project op zichtzelf waarbij de overgang naar S/4HANA kan helpen als trigger of oplossing. Zaken die in ECC alleen via maatwerk konden, kan misschien direct al in S/4HANA.
2. Fiori-Gebruikersinterface
De UI van Fiori is gebruikersvriendelijker dan de GUI was. Het gros van de huidige gebruikers is gewend aan de GUI, waardoor het initieel een achteruitgang lijkt. Maar dat werd ook gezegd bij de overgang van R/2 naar R/3 (ECC) en niemand wil meer terug naar R/2, toch? Daarbij zijn tevens de gebruikers die maar 1x per week een handeling moeten uitvoeren en zijn daarbij zeer goed geholpen met een makkelijke gebruikersinterface al dan niet via een app op de telefoon.
3. Predictive
Nieuwe functionaliteit zal in S/4 worden gebouwd en niet meer in de ECC-versies. SAP zet in op ‘voorspellen’ (predictive) zodat je als organisatie niet reageert op cijfers maar juist anticipeert. Daarvoor is in versie 1809 bijvoorbeeld het ‘predictive ledger’ geïntroduceerd. Hierdoor worden verwachte boekingen vast inzichtelijk gemaakt. Dergelijke functionaliteit zit niet in ECC.
4. Snellere rapportages
Wijzigingen gaan steeds sneller en het rapporteren erover ook. Daar waar nu nog een nachtrun acceptabel is om een Business Warehouse te vullen, is dat binnenkort not-done. SAP S/4 HANA is mede ontworpen om sneller en makkelijker te rapporteren. Dat zit onder andere ook verweven in de FIORI-gebruikersinterface.
Naast de snellere rapportages zijn er ook rapporten bijgekomen onder de noemer ‘embedded analytics’. Dit zijn analyserapporten die snel en makkelijk in gebruik zijn. Deze rapporten gebruiken meerdere technieken waardoor sommigen lijken op een huidig BW-rapport, inclusief de mogelijkheden van het toevoegen van kenmerken en sommige andere hebben hun weergave zoals de huidige GUI rapporten. Embedded analytics in Fiori geeft de optie om externe rapportage tools te evalueren op nut en noodzaak.
5. Toekomst
Het blijft gissen wat de toekomstige ontwikkelingen van SAP zijn. Wel is zeker dat deze via Fiori ontsloten gaan worden. Nieuwe toepassingen zullen niet meer via Gui transactie beschikbaar gemaakt worden. Daarbij zullen ondernemingen zelf ook geen nieuwe toepassingen meer maken op de oude Gui interface. Een query maken in de Gui zal vervangen worden door het maken van een query via Fiori tegels.
Conclusie?
Overstappen is noodzakelijk, omdat de ondersteuning voor de huidige ECC-versie stopt. Daarnaast geeft S/4HANA ook functionele voordelen wat de overgang aantrekkelijk maakt.
Heeft u vragen over of en hoe u kunt overstappen? Stel ze hier of neem contact op met één van onze SAP S/4HANA experts.